Ahorrar toner en la impresion

Sin duda, el material de informática, y especialmente los consumibles, son uno de los principales gastos a los que se enfrenta cualquier empresa. Su uso a lo largo de todo el año, de manera continua, por parte de la mayoría de empleados hace que acaben siendo una parte importante del presupuesto de muchas compañías.

De entre estos productos, uno de los que más destaca es la tinta para la impresión, ya sea en forma de cartuchos o de tóner, dependiendo de la impresora que tenga la empresa. En el mercado se encuentran en la actualidad numerosas marcas de consumibles de la mejor calidad, pero con precios nada ajustados.

Debemos ser conscientes de que comprar uno solo de los cartuchos o tóner que se necesita para llevar a cabo las impresiones  indispensables en una oficina, ya representa un desembolso de dinero más que importante. Por eso, es necesario que planifiquemos con cuidado su uso, cara a conseguir ahorrar lo máximo posible.

Evitar un coste elevado

Las estadísticas señalan que la mayor parte de los presupuestos de las empresas en cuanto a material de oficina se va en papel para imprimir y consumibles de informática, sobretodo en  la tinta en forma de cartucho y tóner. Por lo tanto, es esencial que tengamos muy clara la cantidad de  dinero que invertimos en esta partida, y pongamos todo de nuestra parte para conseguir ahorrar.

Una de las maneras que seguro nos viene a la cabeza para tratar de evitar un coste tan elevado es optar por productos reciclados. En el caso del papel, esto puede significarnos una economía importante, pero a la hora de comprar cartuchos y tóner de este tipo, debemos ir con cuidado.

La compra de cartuchos y tóner

Realmente, no podemos negar que comprar cartuchos de impresora y tóner reciclados reduce de manera importante el coste de las impresiones que podamos hacer en nuestra oficina. Pero no debemos efectuar esta adquisición a la ligera, ya que si no son productos compatibles con nuestro sistema de impresión, podemos acabar pagando muy cara la inversión.

Esto significa que es importante que nos fijemos especialmente en que los productos de tinta reciclados sean los adecuados para nuestra impresora, ya que si no pueden acabar dañándola y provocándonos  un gasto aun superior con su reparación.

Solicitar diversos presupuestos

Si realmente la actividad a la que se dedica nuestra empresa implica la realización de un gran número de impresiones, no podemos conformarnos con gastar cantidades ingentes de dinero en la compra de cartuchos y tóner adecuados. Puede ser una buena idea que consultemos a varios almacenes de proveedores especializados en este tipo de productos informáticos consumibles, los precios que nos ofertan por la compra de un determinado número de unidades.

Es más que probable que en algunos de sus catálogos nos encontremos con referencias en oferta que nos permitan economizar unos cuantos euros, sin dejar de comprar productos de calidad. Asimismo, tampoco debemos olvidarnos de consultar precios de marcas propias de los proveedores, que nos permitirán tener cartuchos de tinta equivalentes a los de las grandes compañías por un coste bastante inferior y una rentabilidad parecida.

Controlar el número de impresiones

De todos modos, pese a que compremos los productos adecuados por el menor precio posible, debemos ser conscientes de que la mejor manera de ahorrar es controlar las impresiones que se hacen en la oficina, y concienciar a nuestros empleados para realizar sólo las realmente imprescindibles.

Si vemos que, pese a nuestros consejos, el gasto de tinta y de papel sigue siendo demasiado elevado, una excelente opción será instalar algún programa informático que impida el acceso a la impresora de la mayoría de equipos. De esta manera, tendremos la total seguridad de que se imprime lo estrictamente necesario.

Aprovechar las tecnologías

De hecho, en la actualidad, parece imposible gastar cantidades desorbitadas de dinero en la impresión de documentos de oficina. El desarrollo de las nuevas tecnologías nos permite manipular la información con la que trabajamos sin que ésta tenga que estar físicamente en nuestras manos, en formato papel.

Si ya no recibimos las facturas de las grandes compañías de servicios (gas, agua, electricidad…) de nuestro país en formato papel, nuestra empresa no tiene por qué ser menos. Podemos recurrir a mails y a compartir documentos en la Red en lugar de distribuir copias impresas de los documentos que manejamos en nuestra oficina. Y, en cuanto al almacenamiento, la memoria de los ordenadores, los pen, y la nube virtual, nos permitirán ahorrar dinero y espacio a la hora de guardar toda la documentación que generamos.

De hecho, podemos decir que nuestra capacidad de ahorrar en papel y tinta depende más del uso racional que todos los empleados hagamos de estos recursos, que del precio más barato que podamos conseguir al negociar alguna compra.

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